Jakie dokumenty są potrzebne do sprzedaży mieszkania w Polsce?

Mogłoby się wydawać, że sprzedaż mieszkania czy innej nieruchomości wymaga jedynie ustalenia ceny, znalezienia nabywcy i wizyty u notariusza. To jednak nie wszystko – niezbędne jest również przygotowanie całego zestawu dokumentów, bez których notariusz nie będzie w stanie sporządzić aktu sprzedaży. Wielu właścicieli dopiero podczas umawiania wizyty u notariusza dowiaduje się, że brakuje im ważnego zaświadczenia albo dokumentu, który nigdy wcześniej nie był im potrzebny. 

Aby uniknąć stresu, opóźnień i niepotrzebnych wizyt w urzędach, warto wcześniej dowiedzieć się, jakie dokumenty są obowiązkowe, jakie zależą od rodzaju mieszkania, a które mogą okazać się potrzebne tylko w wyjątkowych sytuacjach. Najczęściej niezbędne dokumenty przedstawiamy poniżej – zapraszamy do lektury! 

Sprzedaż mieszkania – jakie dokumenty?

Dokumenty niezbędne do sprzedaży mieszkania można podzielić na podstawowe oraz dodatkowe. Pierwsza grupa dotyczy każdej sprzedaży mieszkania – niezależnie od tego, czy to lokal z rynku pierwotnego, wtórnego, zadłużony czy spadkowy, podczas gdy druga zależy już od formy własności. 

Jakie dokumenty przy sprzedaży mieszkania są obowiązkowe? 

Wśród dokumentów podstawowych i obowiązkowych przy sprzedaży mieszkania wymienimy:

• Dokument potwierdzający prawo własności

Może to być akt notarialny zakupu, akt darowizny, postanowienie o nabyciu spadku, przydział spółdzielczy lub inny dokument, na podstawie którego stałeś się właścicielem.

• Numer księgi wieczystej (jeśli istnieje)

Notariusz obowiązkowo sprawdza księgę wieczystą, dlatego jej numer powinien być znany sprzedającemu. Możesz mieć własny odpis (pobrany online lub uzyskany w Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych oraz w każdym oddziale CIKW przy wydziałach ksiąg wieczystych sądów rejonowych), ale najczęściej notariuszowi wystarczy sam numer KW. 

W przypadku mieszkania spółdzielczego własnościowego przedstawia się zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej, które potwierdza, komu przysługuje prawo do lokalu i wskazuje jego powierzchnię oraz położenie. 

Sprawdź, jak sprzedać mieszkanie bez księgi wieczystej

• Dowód osobisty/paszport wszystkich współwłaścicieli

Potrzebne są dane takie jak: imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, numer dowodu osobistego lub paszportu, data ważności i organ wydający dokument, PESEL, adres zamieszkania. Bez tych informacji nie można złożyć podpisów ani potwierdzić udziałów.

• Zaświadczenie o braku osób zameldowanych

Takie zaświadczenie wystawiane jest przez urząd gminy/miasta lub przez platformę ePUAP. Notariusze wymagają go w zdecydowanej większości przypadków. 

• Świadectwo charakterystyki energetycznej budynku (SCHE)

Posiadanie tego dokumentu jest obowiązkowe od kwietnia 2024 roku zgodnie z ustawą z dnia 7 października 2022 r. w sprawie zmiany ustawy o charakterystyce energetycznej budynków i ustawy – Prawo budowlane. Świadectwo zawiera informacje na temat efektywności energetycznej budynku i zużycia energii. Co to w praktyce oznacza? Dokument wskazuje, ile energii budynek zużywa na ogrzewanie, podgrzewanie wody, chłodzenie, wentylację i oświetlenie

Skąd wziąć to zaświadczenie? Sporządzane jest przez uprawnionego audytora (lista dostępna w rejestrze Ministerstwa Rozwoju), a okres ważności wynosi 10 lat (przekazuje się je nowemu nabywcy). Jego brak nie blokuje jednak podpisania umowy – jeśli strony są zgodne, notariusz może ją sporządzić, jednocześnie pouczając o grożącej karze grzywny do 5000 zł za niewypełnienie obowiązków wynikających z przepisów.

W przypadku mieszkań z kredytem hipotecznym trzeba również przedstawić takie dokumenty jak: zaświadczenie o saldzie kredytu, promesa wydania zgody na zwolnienie zabezpieczeń przez bank po całkowitej spłacie kredytu, informacja o numerze rachunku technicznego do spłaty kredytu. Te dokumenty uzyskasz w banku, w którym zaciągnąłeś kredyt. 

Planujesz sprzedać mieszkanie z kredytem hipotecznym? Sprawdź, dlaczego skup nieruchomości może być dla Ciebie najlepszą opcją

Jakie dokumenty przy sprzedaży mieszkania są dodatkowe? 

Dodatkowe i nieobowiązkowe przy sprzedaży mieszkania dokumenty, które być może będziesz musiał przedstawić na prośbę notariusza lub kupującego, to np.:

• Zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami czynszowymi 

Ten dokument potwierdza, że lokal nie generuje zaległości. W zależności od konkretnej sytuacji uzyskuje się go od spółdzielni, wspólnoty lub dostawców mediów. 

• Zaświadczenie o uregulowaniu podatku od spadku/darowizny

Jeśli otrzymałeś mieszkanie w spadku, możliwe, że będziesz musiał przedstawić zaświadczenie uzyskane w Urzędzie Skarbowym, że zapłaciłeś podatek lub byłeś z niego zwolniony. 

• Zaświadczenie o rewitalizacji

Jeśli nieruchomość leży w obszarze rewitalizacji (czyli na terenie, gdzie jest zlokalizowane mieszkanie, prowadzone są prace), potrzebne może być dodatkowe zaświadczenie z urzędu gminy lub miasta. 

Dokumenty do sprzedaży mieszkania – podsumowanie

Jak widzisz, lista dokumentów potrzebnych do sprzedaży mieszkania w Polsce jest dość długa, otrzymanie części zaświadczeń może wymagać czekania, a brak choćby jednego dokumentu potrafi opóźnić finalizację transakcji o dni lub tygodnie. Z tego powodu warto z wyprzedzeniem upewnić się, że masz wszystko, czego będzie wymagał notariusz. Staje się to szczególnie istotne przy mieszkaniach spadkowych, zadłużonych bez księgi wieczystej czy obciążonych kredytem – w takich przypadkach formalności jest jeszcze więcej, a kontakt z urzędami czy bankami potrafi być bardziej czasochłonny.

Chcesz uniknąć kompletowania zaświadczeń, biegania po urzędach i zastanawiania się, co jeszcze będzie Ci potrzebne? Mamy dla Ciebie idealną alternatywę – sprzedaj mieszkanie do skupu nieruchomości! W Twój Skup przygotujemy sprzedaż od początku do końca, przejmiemy od Ciebie cały ciężar formalności i zbierzemy wszelkie dokumenty. W efekcie transakcja będzie szybka i bezpieczna, a także możliwa w przypadku trudnej sytuacji prawnej lub złego stanu technicznego Twojego lokalu. Brzmi kusząco? Skontaktuj się z nami, a przedstawimy Ci bezpłatną wycenę!